Hội nghị nhà chung cư và Ban quản trị theo Điều 145, 146, 147 Luật Nhà ở 2023: quyền hạn, quỹ bảo trì và tranh chấp thường gặp

Xung đột trong nhà chung cư hiếm khi bắt đầu từ một sự kiện lớn. Nó thường bắt đầu bằng một khoản chi vài chục triệu đồng không được giải thích rõ, một hợp đồng dịch vụ được gia hạn mà cư dân không biết, hay một cuộc họp được tổ chức vào giờ mà phần lớn chủ sở hữu không thể tham dự. Từ những chi tiết nhỏ đó, sự nghi ngờ tích tụ, và đến khi bùng phát thì mâu thuẫn đã lan sang mọi khía cạnh của đời sống toà nhà: quỹ bảo trì, phí dịch vụ, chỗ để xe, quyền sử dụng phần sở hữu chung.

Gốc rễ của phần lớn những xung đột này nằm ở việc các bên không nắm rõ cơ chế quản trị mà pháp luật đã thiết lập. Luật Nhà ở 2023 (Luật số 27/2023/QH15), có hiệu lực từ ngày 01/8/2024, quy định về hội nghị nhà chung cư tại Điều 145, về Ban quản trị nhà chung cư tại Điều 146 và về quyền của Ban quản trị tại Điều 147, cùng với các hướng dẫn chi tiết tại Thông tư số 05/2024/TT-BXD. Hiểu đúng ba điều luật này giúp cả chủ đầu tư, Ban quản trị lẫn cư dân biết được ai có quyền quyết định điều gì — điều kiện tiên quyết để tranh chấp không leo thang.

Mục 01Hội nghị nhà chung cư: cơ quan quyền lực cao nhất của toà nhà

Theo Điều 145 Luật Nhà ở 2023, hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu nhà chung cư, hoặc của người đang sử dụng trong trường hợp chủ sở hữu không tham dự; đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì hội nghị bao gồm chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư. Cách định nghĩa này cho thấy hội nghị nhà chung cư được thiết kế như một thiết chế tự quản của cộng đồng chủ sở hữu, chứ không phải một cơ chế do chủ đầu tư hay đơn vị quản lý vận hành chi phối.

Trong thực tiễn, đây chính là điểm mà quyền lực bị tranh giành gay gắt nhất, đặc biệt ở các toà nhà mà chủ đầu tư còn giữ lại một tỷ lệ căn hộ đáng kể để cho thuê hoặc chưa bán hết. Khi chủ đầu tư nắm giữ 30% số căn hộ, số phiếu tương ứng của họ tại hội nghị đủ để định hình phần lớn các quyết định quan trọng, bao gồm việc lựa chọn đơn vị quản lý vận hành — mà không hiếm trường hợp đơn vị được chọn lại là công ty thành viên trong cùng nhóm với chủ đầu tư. Cư dân thường cảm nhận được sự bất cân xứng này nhưng ít khi biết cách xử lý về mặt thủ tục.

Cách xử lý hiệu quả không nằm ở việc phản đối tại chỗ trong cuộc họp, mà nằm ở việc kiểm soát chặt các yếu tố thủ tục trước cuộc họp: thời điểm và cách thức thông báo triệu tập, danh sách chủ sở hữu và số phiếu tương ứng với diện tích sở hữu riêng, thể thức uỷ quyền, cách ghi nhận và kiểm phiếu, và nội dung biên bản. Một quyết định của hội nghị nhà chung cư được thông qua với sai sót nghiêm trọng về thủ tục là quyết định có thể bị khiếu nại và bị yêu cầu xem xét lại. Ngược lại, khi thủ tục đã đúng, việc phản đối nội dung sau đó gần như không có cơ hội thành công. Đây là lý do vì sao nhóm cư dân có tổ chức luôn tập trung nguồn lực vào giai đoạn chuẩn bị hội nghị chứ không phải vào ngày diễn ra hội nghị.

Mục 02Khi nào bắt buộc thành lập Ban quản trị và Ban quản trị có tư cách gì

Điều 146 Luật Nhà ở 2023 quy định đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu, hoặc nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu nhưng có dưới 20 căn hộ, thì chủ sở hữu và người sử dụng thống nhất quyết định việc thành lập hay không thành lập Ban quản trị. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu, Ban quản trị bao gồm đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư. Nói cách khác, đối với các toà nhà nhiều chủ sở hữu có từ 20 căn hộ trở lên — tức là phần lớn chung cư thương mại tại đô thị — việc thành lập Ban quản trị là yêu cầu bắt buộc.

Một điểm mà cư dân và cả nhiều thành viên Ban quản trị chưa nắm rõ là Ban quản trị không phải là đơn vị quản lý vận hành. Ban quản trị là thiết chế đại diện cho chủ sở hữu, thực hiện các quyết định của hội nghị nhà chung cư và giám sát việc quản lý vận hành. Việc quản lý vận hành hằng ngày — vệ sinh, an ninh, kỹ thuật, thang máy, phòng cháy chữa cháy — do đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp thực hiện trên cơ sở hợp đồng. Ban quản trị ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành với chủ đầu tư hoặc với đơn vị có đủ điều kiện sau khi được hội nghị nhà chung cư lựa chọn.

Sự nhầm lẫn giữa hai vai trò này gây ra hai loại hệ quả trái ngược nhưng đều tai hại. Loại thứ nhất là Ban quản trị can thiệp quá sâu vào công việc vận hành hằng ngày, tự ký các hợp đồng sửa chữa nhỏ lẻ, tự quyết định nhân sự bảo vệ, dẫn tới việc mất khả năng giám sát khách quan đối với chính những việc mình đã làm. Loại thứ hai là Ban quản trị thụ động, xem mọi việc là trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành, không thực hiện chức năng giám sát, để rồi khi phát sinh vấn đề thì không có bất kỳ hồ sơ nào chứng minh mình đã yêu cầu khắc phục.

Mục 03Quyền của Ban quản trị theo Điều 147 và trọng tâm là quỹ bảo trì

Điều 147 Luật Nhà ở 2023 xác lập các quyền của Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, trong đó có quyền yêu cầu chủ đầu tư bàn giao đầy đủ kinh phí bảo trì; quản lý và sử dụng kinh phí bảo trì theo quy định của Luật Nhà ở 2023 và theo quyết định của hội nghị nhà chung cư; đề nghị hội nghị nhà chung cư thông qua giá dịch vụ quản lý vận hành; được hưởng thù lao và các chi phí khác theo quyết định của hội nghị; đề nghị cơ quan có thẩm quyền công nhận Ban quản trị; yêu cầu bàn giao hồ sơ nhà chung cư; và thực hiện các công việc khác do hội nghị nhà chung cư giao mà không trái quy định pháp luật.

Trong danh mục này, quyền yêu cầu bàn giao kinh phí bảo trì là quyền tạo ra nhiều tranh chấp nhất, vì đây là khoản tiền lớn nhất mà một toà nhà nắm giữ. Hãy hình dung một chung cư 320 căn hộ với diện tích bình quân 72 m² và giá bán bình quân 42 triệu đồng/m². Tổng giá trị bán khoảng 968 tỷ đồng, và khoản kinh phí bảo trì tương ứng 2% là khoảng 19,4 tỷ đồng, chưa kể phần lãi phát sinh trong thời gian chủ đầu tư nắm giữ. Đây là một khoản tiền đủ lớn để tạo ra động cơ trì hoãn, và cũng đủ lớn để việc quản lý thiếu minh bạch gây thiệt hại nghiêm trọng cho cư dân.

Kinh nghiệm xử lý các vụ việc bàn giao quỹ bảo trì cho thấy Ban quản trị nên tiếp cận theo trình tự có hồ sơ chặt chẽ thay vì tiếp cận theo hướng đối đầu công khai ngay từ đầu. Bước đầu tiên là văn bản yêu cầu bàn giao gửi chủ đầu tư, nêu rõ căn cứ pháp lý, số liệu tính toán và thời hạn phản hồi. Bước thứ hai, khi chủ đầu tư không phản hồi hoặc phản hồi không thoả đáng, là văn bản đề nghị cơ quan quản lý nhà ở tại địa phương can thiệp. Bước thứ ba mới là khởi kiện. Việc bỏ qua hai bước đầu để đi thẳng vào bước thứ ba khiến Ban quản trị mất đi bộ hồ sơ chứng minh thiện chí và sự chậm trễ của phía bên kia — thứ có giá trị rất lớn trước cơ quan tài phán.

Mục 04Hồ sơ nhà chung cư: tài sản vô hình bị đánh giá thấp

Quyền yêu cầu bàn giao hồ sơ nhà chung cư thường bị xem là thứ yếu so với quỹ bảo trì, nhưng về dài hạn nó có ý nghĩa không kém. Hồ sơ nhà chung cư bao gồm hồ sơ hoàn công, bản vẽ hệ thống kỹ thuật, quy trình bảo trì thiết bị, hồ sơ nghiệm thu phòng cháy chữa cháy và các tài liệu kỹ thuật khác. Không có bộ hồ sơ này, mọi công tác bảo trì đều trở thành phỏng đoán.

Hệ quả rất cụ thể: khi hệ thống cấp nước hoặc hệ thống điện có sự cố, đơn vị sửa chữa phải dò tìm tuyến ống, tuyến cáp, làm tăng chi phí và kéo dài thời gian gián đoạn dịch vụ. Khi cần cải tạo, không có bản vẽ kết cấu để đánh giá khả năng chịu lực. Khi có sự cố gây thiệt hại, không có tài liệu để xác định nguyên nhân thuộc lỗi thiết kế, lỗi thi công hay lỗi vận hành — và do đó không thể quy trách nhiệm cho ai. Ban quản trị mới được thành lập nên đưa việc tiếp nhận đầy đủ hồ sơ nhà chung cư vào danh sách ưu tiên hàng đầu, thực hiện song song chứ không phải sau khi đã giải quyết xong vấn đề quỹ bảo trì.

Mục 05Ba nguyên tắc giúp Ban quản trị vận hành an toàn về pháp lý

Từ thực tiễn tư vấn cho các Ban quản trị và cả cho chủ đầu tư, chúng tôi thường khuyến nghị ba nguyên tắc sau:

• Mọi khoản chi từ kinh phí bảo trì phải nằm trong phạm vi kế hoạch bảo trì đã được hội nghị nhà chung cư thông qua, hoặc phải được hội nghị phê duyệt bổ sung; chi trước rồi trình sau là thực hành tạo ra rủi ro cá nhân cho từng thành viên Ban quản trị;
• Tài khoản kinh phí bảo trì phải tách bạch hoàn toàn với tài khoản phí dịch vụ quản lý vận hành, với cơ chế đồng ký duyệt và công khai sao kê định kỳ cho cư dân;
• Mọi hợp đồng có giá trị vượt ngưỡng do hội nghị nhà chung cư ấn định phải qua thủ tục chào giá cạnh tranh với ít nhất ba báo giá được lưu hồ sơ, kể cả khi Ban quản trị đã có nhà thầu quen thuộc và tin tưởng.

Nguyên tắc thứ ba thường bị xem là thủ tục rườm rà đối với những khoản chi không lớn, nhưng nó chính là lá chắn bảo vệ Ban quản trị. Thành viên Ban quản trị là những cư dân làm việc bán thời gian với mức thù lao khiêm tốn, nhưng lại đang quản lý một khoản tiền rất lớn của cộng đồng. Khi có khiếu nại, việc chứng minh mình đã hành động minh bạch và cẩn trọng phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ, không phụ thuộc vào uy tín cá nhân.

Mục 06Câu hỏi thường gặp

Chủ đầu tư có quyền tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu không, và cư dân làm gì nếu chủ đầu tư không tổ chức?

Việc tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư khi đã đủ điều kiện theo quy định. Trong trường hợp chủ đầu tư không tổ chức đúng thời hạn, đại diện chủ sở hữu có thể gửi văn bản đề nghị Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền tại địa phương can thiệp để tổ chức hội nghị. Điều quan trọng là nhóm cư dân cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh đã nhiều lần yêu cầu chủ đầu tư bằng văn bản và bị từ chối hoặc không được phản hồi; đề nghị gửi cơ quan quản lý mà thiếu bộ hồ sơ này thường bị xử lý chậm.

Thành viên Ban quản trị có phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với việc sử dụng sai kinh phí bảo trì không?

Có. Ban quản trị hoạt động theo mô hình tự quản và các thành viên có trách nhiệm đối với những quyết định mà mình biểu quyết thông qua. Việc sử dụng kinh phí bảo trì không đúng mục đích, không đúng quyết định của hội nghị nhà chung cư có thể làm phát sinh trách nhiệm bồi thường, và trong trường hợp có dấu hiệu chiếm đoạt thì còn có thể dẫn tới trách nhiệm hình sự. Đây là lý do vì sao quy chế hoạt động, cơ chế biểu quyết và việc ghi nhận ý kiến phản đối trong biên bản họp Ban quản trị lại quan trọng đến vậy đối với chính các thành viên.

Cư dân không đồng ý với quyết định của hội nghị nhà chung cư thì có thể làm gì?

Trước hết cần phân biệt giữa việc không đồng ý về nội dung và việc quyết định có sai sót về trình tự, thủ tục. Đối với nội dung, quyết định được thông qua hợp lệ theo đa số có giá trị ràng buộc với tất cả chủ sở hữu, kể cả người phản đối. Đối với sai sót về trình tự, thủ tục — chẳng hạn không thông báo đúng cách, tính phiếu không đúng theo diện tích sở hữu, hoặc thành phần tham dự không hợp lệ — chủ sở hữu có thể khiếu nại tới cơ quan quản lý nhà ở địa phương và, nếu cần, yêu cầu Toà án xem xét. Việc thu thập chứng cứ về sai sót thủ tục cần thực hiện ngay tại thời điểm diễn ra hội nghị, vì sau đó rất khó khôi phục.

Mục 07Hỗ trợ pháp lý từ Công ty Luật TNHH HTIC

Công ty Luật TNHH HTIC tư vấn cho chủ đầu tư, Ban quản trị và cộng đồng cư dân trong các vấn đề quản trị nhà chung cư: chuẩn bị và rà soát thủ tục tổ chức hội nghị nhà chung cư, xây dựng quy chế hoạt động và quy chế thu chi tài chính của Ban quản trị, xử lý tranh chấp bàn giao kinh phí bảo trì và hồ sơ nhà chung cư, rà soát hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, cũng như đại diện làm việc với cơ quan quản lý nhà nước và giải quyết tranh chấp tại Toà án. Tham khảo thêm dịch vụ luật sư bất động sản của HTIC.

Báo giá cố định theo từng vụ việc/dự án — Hotline 0379 044 299.