Kinh phí bảo trì 2% nhà chung cư theo Luật Nhà ở 2023: ai phải đóng, dùng vào việc gì và tranh chấp bàn giao quỹ

Kinh phí bảo trì 2% nhà chung cư là một trong những vấn đề gây tranh chấp dai dẳng nhất trong vận hành nhà chung cư tại Việt Nam. Đằng sau con số tưởng chừng đơn giản này là một khối tài sản chung có thể lên tới hàng chục tỷ đồng đối với các dự án lớn, kéo theo những xung đột về quyền quản lý giữa chủ đầu tư, ban quản trị và cư dân. Luật Nhà ở 2023 (Luật số 27/2023/QH15, có hiệu lực từ 01/8/2024) đã kế thừa và làm rõ hơn các quy định về kinh phí bảo trì, nhằm siết chặt việc quản lý và sử dụng quỹ này đúng mục đích.

Bài viết phân tích bản chất pháp lý của kinh phí bảo trì theo Điều 152 và các quy định liên quan của Luật Nhà ở 2023, làm rõ ai phải đóng, quỹ được dùng vào việc gì và những rủi ro mà chủ đầu tư cũng như ban quản trị cần phòng tránh.

Mục 01Bản chất và đối tượng phải đóng kinh phí bảo trì 2%

Theo Điều 152 Luật Nhà ở 2023, đối với căn hộ và phần diện tích khác trong nhà chung cư mà chủ đầu tư bán, cho thuê mua, thì người mua, người thuê mua phải đóng kinh phí bảo trì bằng 2% giá trị căn hộ hoặc phần diện tích bán, cho thuê mua đó. Khoản tiền này được tính vào tiền bán, tiền thuê mua mà người mua phải trả và được ghi rõ trong hợp đồng. Bản chất của khoản 2% này là một quỹ chung của tòa nhà, hình thành ngay từ thời điểm bán hàng, để dành cho việc bảo trì phần sở hữu chung trong suốt vòng đời công trình.

Một điểm thường bị bỏ sót là trách nhiệm đóng kinh phí của chính chủ đầu tư. Đối với những căn hộ hoặc phần diện tích mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua, hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua tính đến thời điểm bàn giao đưa nhà chung cư vào sử dụng, chủ đầu tư phải đóng kinh phí bảo trì 2% tương ứng cho phần diện tích đó. Quy định này ngăn chặn tình trạng chủ đầu tư giữ lại nhiều diện tích để kinh doanh nhưng lại trốn nghĩa vụ đóng góp vào quỹ chung của tòa nhà.

Mục 02Kinh phí bảo trì được dùng vào việc gì và không được dùng vào việc gì

Đây là nội dung cốt lõi và cũng là nguồn gốc của phần lớn tranh chấp. Luật Nhà ở 2023 quy định kinh phí bảo trì chỉ được sử dụng để bảo trì, thay thế các hạng mục, trang thiết bị thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư theo kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua. Nói cách khác, quỹ này phục vụ cho phần sở hữu chung như kết cấu chịu lực, hệ thống thang máy, máy bơm, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống cấp thoát nước chung, chứ không dành cho phần sở hữu riêng của từng căn hộ.

Quan trọng không kém, pháp luật nêu rõ ban quản trị nhà chung cư không được sử dụng kinh phí bảo trì vào mục đích quản lý vận hành nhà chung cư và các mục đích khác. Đây là ranh giới then chốt giữa hai loại chi phí dễ bị nhầm lẫn: kinh phí bảo trì (quỹ một lần 2%, dùng cho sửa chữa, thay thế phần sở hữu chung) và phí quản lý vận hành (đóng định kỳ hằng tháng, dùng cho bảo vệ, vệ sinh, vận hành thang máy, điện chiếu sáng chung). Việc lấy quỹ bảo trì để bù đắp chi phí vận hành hằng tháng là hành vi sử dụng sai mục đích và là một trong những vi phạm thường gặp nhất của ban quản trị.

Mục 03Quản lý và bàn giao quỹ bảo trì: nơi phát sinh tranh chấp nhiều nhất

Trong giai đoạn đầu, kinh phí bảo trì do chủ đầu tư tạm quản lý. Sau khi Hội nghị nhà chung cư bầu ra ban quản trị, chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao quỹ bảo trì cùng với toàn bộ tiền lãi phát sinh cho ban quản trị quản lý theo quy định. Thực tiễn cho thấy đây là điểm nóng tranh chấp: nhiều chủ đầu tư chậm bàn giao, bàn giao thiếu hoặc đã sử dụng một phần quỹ trước khi bàn giao, dẫn đến khiếu nại kéo dài và thậm chí phải áp dụng biện pháp cưỡng chế thu hồi.

Để hình dung quy mô vấn đề bằng một ví dụ có số liệu: một chung cư có 500 căn hộ với giá trị trung bình 2 tỷ đồng mỗi căn sẽ tạo ra quỹ bảo trì khoảng 2% × 2 tỷ × 500 = 20 tỷ đồng. Với một khoản tiền lớn như vậy, việc kiểm soát chặt chẽ quy trình bàn giao, sao kê tài khoản và lãi phát sinh là vô cùng quan trọng. Cư dân và ban quản trị nên yêu cầu chủ đầu tư cung cấp đầy đủ chứng từ về số dư quỹ, lãi tiền gửi và mọi khoản đã chi (nếu có) tại thời điểm bàn giao, để tránh thất thoát.

Mục 04Nguyên tắc minh bạch trong sử dụng quỹ và lời khuyên của luật sư

Luật Nhà ở 2023 nhấn mạnh nguyên tắc minh bạch tài chính: việc sử dụng kinh phí bảo trì phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phải được báo cáo cho Hội nghị nhà chung cư. Đây là cơ chế giám sát nội bộ nhằm ngăn ngừa việc ban quản trị tự ý chi tiêu hoặc trục lợi từ quỹ chung. Mọi khoản chi đáng kể nên gắn với kế hoạch bảo trì đã được thông qua và quy trình lựa chọn nhà thầu sửa chữa công khai.

Từ góc nhìn tư vấn, luật sư thường khuyến nghị ba điều. Đối với chủ đầu tư, cần mở tài khoản riêng cho quỹ bảo trì, hạch toán tách bạch và bàn giao đúng hạn để tránh rủi ro pháp lý và uy tín. Đối với ban quản trị, cần xây dựng quy chế thu chi rõ ràng, lưu trữ chứng từ và báo cáo định kỳ để bảo vệ chính mình khỏi cáo buộc lạm dụng. Đối với cư dân, nên tham gia Hội nghị nhà chung cư và yêu cầu công khai báo cáo tài chính quỹ bảo trì, bởi đây là tài sản chung mà mỗi người đều có quyền giám sát.

Mục 05Câu hỏi thường gặp

Chủ đầu tư chậm bàn giao quỹ bảo trì thì cư dân phải làm gì? Khi chủ đầu tư không bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ quỹ bảo trì sau khi ban quản trị được thành lập, ban quản trị và cư dân có thể yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền can thiệp, và pháp luật có quy định về biện pháp cưỡng chế bàn giao kinh phí bảo trì. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh số tiền phải bàn giao là yếu tố quyết định khả năng thu hồi.

Quỹ bảo trì có được dùng để sửa chữa trong căn hộ riêng của cư dân không? Không. Quỹ bảo trì chỉ dùng cho phần sở hữu chung của nhà chung cư. Việc sửa chữa, bảo trì trong phạm vi sở hữu riêng của từng căn hộ thuộc trách nhiệm và chi phí của chủ căn hộ đó, không được lấy từ quỹ bảo trì chung.

Mục 06Tài khoản riêng và lãi tiền gửi của quỹ bảo trì

Vì kinh phí bảo trì là một khoản tiền lớn được giữ trong thời gian dài, pháp luật yêu cầu quỹ này phải được quản lý tách bạch, gửi vào tài khoản tại tổ chức tín dụng và sinh lãi theo quy định. Phần lãi tiền gửi phát sinh được nhập vào quỹ bảo trì để phục vụ chung, chứ không thuộc về chủ đầu tư hay cá nhân thành viên ban quản trị. Đây là một chi tiết quan trọng mà cư dân thường bỏ qua khi giám sát: không chỉ số tiền gốc 2% mà cả phần lãi cũng phải được hạch toán minh bạch và bàn giao đầy đủ.

Trong tranh chấp bàn giao quỹ, việc xác định chính xác số dư gốc cộng lãi tại thời điểm bàn giao là cơ sở để yêu cầu chủ đầu tư chuyển giao đúng và đủ. Ban quản trị mới được thành lập nên yêu cầu sao kê tài khoản quỹ bảo trì từ ngày đầu tiên hình thành quỹ đến thời điểm bàn giao, đối chiếu với danh sách căn hộ đã bán và phần diện tích chủ đầu tư giữ lại, để phát hiện chênh lệch nếu có.

Mục 07HTIC hỗ trợ pháp lý về nhà chung cư

Công ty Luật TNHH HTIC tư vấn cho chủ đầu tư, ban quản trị và cư dân trong việc quản lý, bàn giao và xử lý tranh chấp kinh phí bảo trì nhà chung cư đúng quy định của Luật Nhà ở 2023. Tham khảo dịch vụ luật sư bất động sản của HTIC.

Báo giá cố định theo từng vụ việc/dự án — Hotline 0379 044 299.