Nghiệm thu và bàn giao công trình xây dựng đưa vào sử dụng: ba cấp độ, điều kiện và rủi ro pháp lý theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP

Trong vòng đời của một dự án xây dựng, thời điểm công trình hoàn thành thi công thường được chủ đầu tư xem là vạch đích. Trên thực tế, đó mới chỉ là điểm khởi đầu của một khâu pháp lý có tính bản lề: nghiệm thu và bàn giao công trình đưa vào sử dụng. Đây là thủ tục xác nhận rằng khối lượng và chất lượng thi công phù hợp với hồ sơ thiết kế được duyệt, đồng thời là căn cứ để chuyển giao trách nhiệm, kích hoạt nghĩa vụ bảo hành và làm cơ sở cho việc thanh toán, quyết toán hợp đồng. Một biên bản nghiệm thu thiếu chặt chẽ có thể khiến chủ đầu tư mất quyền khiếu nại về chất lượng, trong khi một quy trình nghiệm thu bị bỏ sót bước có thể khiến công trình không đủ điều kiện đưa vào khai thác, kéo theo hệ quả về tiến độ và dòng tiền của cả dự án.

Bối cảnh pháp lý hiện hành càng làm khâu này trở nên đáng lưu tâm. Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Luật Xây dựng 2014, đặt lại nhiều nguyên tắc về quản lý dự án và trách nhiệm các chủ thể. Tuy nhiên, các quy định kỹ thuật chi tiết về trình tự nghiệm thu vẫn được điều chỉnh trực tiếp bởi Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu cả khung luật mới lẫn nghị định chuyên ngành để tránh khoảng trống tuân thủ trong giai đoạn chuyển tiếp.

Mục 01Nghiệm thu là gì và vì sao là khâu pháp lý bản lề

Về bản chất, nghiệm thu là hành vi pháp lý mà bên có thẩm quyền xác nhận rằng một phần hoặc toàn bộ công trình đã được thực hiện đúng với yêu cầu kỹ thuật, đúng thiết kế và đúng quy chuẩn áp dụng. Khác với việc kiểm tra thông thường, biên bản nghiệm thu có giá trị ràng buộc: nó ghi nhận thời điểm chuyển giao rủi ro và trách nhiệm từ nhà thầu sang chủ đầu tư đối với phần việc được nghiệm thu, đồng thời xác lập mốc tính thời hạn bảo hành. Đây là lý do vì sao một chữ ký nghiệm thu không nên được đặt bút một cách hình thức.

Giá trị pháp lý của nghiệm thu còn thể hiện ở khía cạnh tài chính. Trong hầu hết hợp đồng xây dựng, các đợt thanh toán được gắn với khối lượng đã nghiệm thu. Khi xảy ra tranh chấp về thanh toán hoặc quyết toán, biên bản nghiệm thu cùng nhật ký thi công và hồ sơ chất lượng là bộ chứng cứ trung tâm mà trọng tài hoặc tòa án dựa vào để phân định. Một doanh nghiệp quản lý tốt khâu nghiệm thu thực chất đang xây dựng cho mình một lớp phòng vệ pháp lý, thay vì chỉ hoàn thành một thủ tục hành chính.

Mục 02Ba cấp độ nghiệm thu theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP

Nghị định 06/2021/NĐ-CP thiết kế quy trình nghiệm thu theo ba cấp độ nối tiếp nhau, phản ánh logic kiểm soát chất lượng từ chi tiết đến tổng thể. Điều 21 quy định về nghiệm thu công việc xây dựng, tức là việc xác nhận từng hạng mục công việc cụ thể trong quá trình thi công, ví dụ nghiệm thu cốt thép trước khi đổ bê tông hay nghiệm thu lớp chống thấm trước khi che phủ. Đây là cấp độ chi tiết nhất, nơi sai sót nếu được phát hiện kịp thời sẽ rẻ hơn rất nhiều so với khi đã bị che khuất bởi các lớp thi công sau.

Điều 22 nâng lên cấp độ nghiệm thu giai đoạn thi công xây dựng hoặc bộ phận công trình. Việc nghiệm thu ở cấp này được tiến hành trên cơ sở rà soát kết quả các công việc đã được nghiệm thu theo Điều 21, kết hợp xem xét kết quả thí nghiệm, kiểm định và chạy thử kỹ thuật. Cấp độ này thường áp dụng cho những công trình lớn, được phân chia thành nhiều giai đoạn hoặc nhiều bộ phận có thể vận hành tương đối độc lập, giúp chủ đầu tư kiểm soát chất lượng theo từng mốc thay vì chờ đến khi toàn bộ công trình hoàn thành.

Điều 23 là cấp độ cao nhất: nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng để đưa vào sử dụng. Trước khi đưa vào khai thác, chủ đầu tư phải tổ chức và trực tiếp tham gia nghiệm thu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định. Đây là khâu quyết định liệu công trình có đủ tư cách pháp lý để vận hành hay không, và cũng là khâu mà cơ quan quản lý nhà nước có thể can thiệp kiểm tra đối với các công trình thuộc diện bắt buộc.

Mục 03Điều kiện nghiệm thu hoàn thành để đưa vào sử dụng

Theo Điều 23 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, công trình chỉ được nghiệm thu hoàn thành để đưa vào sử dụng khi hội đủ một số điều kiện mang tính bắt buộc. Đây là một trong số ít nội dung mà việc liệt kê thành danh mục giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát:

• Các công việc xây dựng đã được thi công đầy đủ theo hồ sơ thiết kế được phê duyệt;
• Công tác nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận, giai đoạn trong quá trình thi công đã được thực hiện đầy đủ theo Điều 21 và Điều 22 của Nghị định;
• Kết quả thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định, thử nghiệm và chạy thử bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật theo thiết kế;
• Tuân thủ các quy định của pháp luật về phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường và quy định pháp luật khác có liên quan.

Điều kiện cuối cùng thường bị doanh nghiệp đánh giá thấp nhưng lại là nguyên nhân phổ biến khiến công trình bị “treo” ở khâu nghiệm thu. Một tòa nhà có thể hoàn thiện về kết cấu và kiến trúc nhưng vẫn không thể đưa vào sử dụng nếu chưa được nghiệm thu về phòng cháy chữa cháy theo pháp luật chuyên ngành, hoặc chưa hoàn tất thủ tục về môi trường. Trong thực tiễn tư vấn, không hiếm dự án thương mại phải lùi ngày khai trương nhiều tháng chỉ vì hồ sơ phòng cháy chữa cháy chưa được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận, dù phần xây lắp đã xong từ lâu.

Mục 04Kiểm tra của cơ quan chuyên môn trước khi đưa công trình vào sử dụng

Không phải mọi công trình đều được chủ đầu tư tự nghiệm thu và đưa vào sử dụng. Đối với các công trình thuộc diện phải được cơ quan chuyên môn về xây dựng kiểm tra công tác nghiệm thu, chủ đầu tư chỉ được phép đưa công trình vào khai thác sau khi cơ quan này ra văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu. Phạm vi công trình thuộc diện kiểm tra phụ thuộc vào cấp công trình và mức độ ảnh hưởng đến an toàn cộng đồng, được xác định theo phân cấp công trình và quy định của Nghị định 06/2021/NĐ-CP.

Để hình dung hệ quả của việc bỏ qua khâu này, hãy xét một ví dụ minh họa. Giả sử một doanh nghiệp FDI đầu tư nhà xưởng có tổng mức đầu tư khoảng 120 tỷ đồng, dự kiến đưa vào vận hành để kịp đơn hàng xuất khẩu. Nếu chủ đầu tư cho công nhân vào lắp đặt dây chuyền và sản xuất trước khi cơ quan chuyên môn chấp thuận kết quả nghiệm thu, thì ngoài rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp còn đối mặt với khả năng hợp đồng bảo hiểm tài sản bị từ chối bồi thường nếu sự cố xảy ra, bởi công trình chưa đủ điều kiện pháp lý để vận hành. Chi phí gián đoạn và thiệt hại uy tín với đối tác trong tình huống này thường vượt xa khoản tiền lẽ ra tiết kiệm được nhờ “vào sớm”.

Mục 05Nghiệm thu có điều kiện và việc đưa công trình vào sử dụng tạm thời

Nghị định 06/2021/NĐ-CP cũng dự liệu tình huống thực tế khi công trình cơ bản hoàn thành nhưng vẫn còn một số tồn tại nhỏ về chất lượng. Trong trường hợp đó, chủ đầu tư có thể quyết định tổ chức nghiệm thu có điều kiện để đưa hạng mục hoặc công trình vào khai thác tạm thời, với điều kiện các tồn tại đó không ảnh hưởng đến khả năng chịu lực, tuổi thọ và công năng của công trình, đồng thời bảo đảm an toàn cho người sử dụng. Cơ chế này tạo sự linh hoạt cần thiết cho những dự án có áp lực tiến độ, nhưng đồng thời đặt lên vai chủ đầu tư trách nhiệm đánh giá kỹ lưỡng mức độ của các tồn tại.

Điểm cần lưu ý là nghiệm thu có điều kiện không đồng nghĩa với việc miễn trừ nghĩa vụ khắc phục. Biên bản nghiệm thu có điều kiện cần ghi rõ danh mục tồn tại, thời hạn và trách nhiệm khắc phục của nhà thầu. Nếu thỏa thuận này mơ hồ, doanh nghiệp dễ rơi vào tranh chấp về việc ai phải chịu chi phí sửa chữa và khi nào nghĩa vụ được coi là hoàn thành. Một điều khoản chặt chẽ ngay từ hợp đồng thi công, gắn việc giải phóng tiền giữ lại bảo hành với việc xử lý dứt điểm các tồn tại, sẽ giúp chủ đầu tư giữ được thế chủ động.

Mục 06Hồ sơ hoàn thành công trình và bàn giao đưa vào sử dụng

Sau khi nghiệm thu, công trình được bàn giao cho chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu, người quản lý sử dụng để đưa vào khai thác. Đi kèm với việc bàn giao là bộ hồ sơ hoàn thành công trình, bao gồm hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công, các biên bản nghiệm thu, kết quả thí nghiệm và kiểm định, cùng quy trình vận hành, bảo trì. Bộ hồ sơ này không chỉ là tài liệu kỹ thuật mà còn là chứng cứ pháp lý phục vụ cho công tác bảo trì, sửa chữa và giải quyết tranh chấp về sau, nên cần được lập đầy đủ và lưu giữ cẩn thận.

Việc bàn giao cũng là thời điểm kết nối với chế độ bảo hành công trình. Trách nhiệm bảo hành của nhà thầu được tính từ khi nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng, và doanh nghiệp nên xác lập rõ trong hợp đồng về thời hạn bảo hành, mức tiền giữ lại và điều kiện hoàn trả. Khi khâu nghiệm thu, bàn giao và bảo hành được thiết kế đồng bộ, chủ đầu tư có một chuỗi kiểm soát chất lượng khép kín từ lúc thi công đến lúc vận hành ổn định, thay vì những thủ tục rời rạc dễ bị lợi dụng để né tránh trách nhiệm.

Mục 07Rủi ro thường gặp và khuyến nghị từ góc nhìn luật sư

Từ kinh nghiệm tư vấn cho cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp FDI, các rủi ro nghiêm trọng nhất ở khâu nghiệm thu thường không nằm ở kỹ thuật mà ở sự lỏng lẻo của hồ sơ và thỏa thuận. Nhiều chủ đầu tư ký biên bản nghiệm thu hoàn thành dù còn tồn tại chưa được ghi nhận, để rồi mất cơ sở yêu cầu nhà thầu khắc phục. Ở chiều ngược lại, một số nhà thầu lại bị chủ đầu tư trì hoãn nghiệm thu một cách thiếu căn cứ nhằm kéo dài thời điểm thanh toán, gây thiệt hại về dòng tiền. Cả hai tình huống đều bắt nguồn từ việc các bên không quy định rõ tiêu chí, thời hạn và hệ quả pháp lý của việc nghiệm thu ngay trong hợp đồng.

Khuyến nghị thực tiễn là doanh nghiệp nên coi điều khoản nghiệm thu như một phần xương sống của hợp đồng xây dựng, chứ không phải nội dung phụ trợ. Hợp đồng cần xác định rõ trình tự ba cấp nghiệm thu, ràng buộc thời hạn cho mỗi đợt, quy định cơ chế xử lý khi một bên chậm trễ hoặc từ chối nghiệm thu không có lý do chính đáng, và gắn việc thanh toán với khối lượng đã nghiệm thu một cách minh bạch. Đối với các công trình thuộc diện kiểm tra của cơ quan chuyên môn, doanh nghiệp nên lập kế hoạch về thủ tục phòng cháy chữa cháy và môi trường song song với tiến độ thi công, thay vì để đến sát ngày hoàn thành mới xử lý. Sự chuẩn bị này giúp tránh tình trạng công trình hoàn thiện nhưng không thể đưa vào sử dụng đúng hạn.

Với những dự án có yếu tố nước ngoài, sự khác biệt giữa thông lệ quốc tế và quy định Việt Nam về nghiệm thu cần được giải thích rõ cho nhà đầu tư. Nhiều tập đoàn quen với cơ chế nghiệm thu theo mẫu hợp đồng FIDIC có thể chưa nắm hết yêu cầu về kiểm tra của cơ quan nhà nước hay thủ tục chuyên ngành tại Việt Nam, dẫn đến kế hoạch vận hành bị lệch so với thực tế pháp lý. Việc rà soát đồng bộ giữa hợp đồng thương mại và quy định pháp luật trong nước là cách hiệu quả để doanh nghiệp kiểm soát rủi ro ngay từ giai đoạn đầu.

Mục 08Câu hỏi thường gặp

Chủ đầu tư có được tự nghiệm thu và đưa công trình vào sử dụng không? Đối với phần lớn công trình, chủ đầu tư tổ chức và trực tiếp tham gia nghiệm thu khi đáp ứng các điều kiện tại Điều 23 Nghị định 06/2021/NĐ-CP. Tuy nhiên, với những công trình thuộc diện phải được cơ quan chuyên môn về xây dựng kiểm tra công tác nghiệm thu, chủ đầu tư chỉ được đưa vào sử dụng sau khi có văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu của cơ quan này.

Công trình còn một vài lỗi nhỏ thì có được đưa vào sử dụng không? Có thể, thông qua cơ chế nghiệm thu có điều kiện, nếu các tồn tại không ảnh hưởng đến khả năng chịu lực, tuổi thọ, công năng và an toàn sử dụng. Khi đó, biên bản cần nêu rõ danh mục tồn tại cùng thời hạn và trách nhiệm khắc phục để tránh tranh chấp về sau.

Biên bản nghiệm thu có ý nghĩa gì trong tranh chấp thanh toán? Biên bản nghiệm thu là chứng cứ trung tâm xác định khối lượng và chất lượng đã được các bên xác nhận, làm cơ sở cho việc thanh toán và quyết toán. Vì vậy, doanh nghiệp cần bảo đảm biên bản phản ánh trung thực hiện trạng và được lưu giữ cùng nhật ký thi công, hồ sơ chất lượng.

Mục 09Hỗ trợ pháp lý từ Công ty Luật TNHH HTIC

Công ty Luật TNHH HTIC tư vấn chuyên sâu về pháp luật xây dựng và bất động sản, đồng hành cùng doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp FDI từ khâu soạn thảo, rà soát hợp đồng thi công đến kiểm soát quy trình nghiệm thu, bàn giao và bảo hành công trình. Để được tư vấn cụ thể cho dự án của mình, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ luật sư xây dựng của chúng tôi. Báo giá cố định theo từng vụ việc/dự án — Hotline 0379 044 299.