Nhật ký thi công và hồ sơ hoàn công theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP: giá trị chứng cứ trong tranh chấp xây dựng

Trong mọi vụ tranh chấp xây dựng mà chúng tôi từng tham gia, có một quy luật gần như không có ngoại lệ: bên nào giữ được hồ sơ đầy đủ, có hệ thống và được ký xác nhận đúng thời điểm, bên đó thắng. Không phải bên nào đúng hơn về mặt kỹ thuật, cũng không phải bên nào có lý lẽ thuyết phục hơn tại phiên xét xử, mà là bên nào chứng minh được điều mình nói. Nhật ký thi công và hồ sơ hoàn công chính là hai bộ tài liệu quyết định điều đó, và cũng chính là hai bộ tài liệu bị coi nhẹ nhất trong quá trình thực hiện dự án.

Ngày 15/6/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 207/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Xây dựng về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 và thay thế Nghị định số 06/2021/NĐ-CP. Đây là văn bản trực tiếp chi phối cách các bên lập, ghi chép, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ trong suốt quá trình thi công. Với các doanh nghiệp đang có dự án triển khai qua mốc 01/7/2026, việc cập nhật quy trình hồ sơ theo Nghị định mới không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà còn là một quyết định quản trị rủi ro.

Mục 01Nghị định 207/2026/NĐ-CP thay đổi những gì so với Nghị định 06/2021/NĐ-CP

Nghị định 207/2026/NĐ-CP điều chỉnh các nội dung trọng yếu của giai đoạn thi công: trách nhiệm của các chủ thể; quản lý thi công xây dựng, nghiệm thu và kiểm tra công tác nghiệm thu; bảo hành, bảo trì và đánh giá an toàn công trình. Văn bản đi kèm 13 phụ lục, bao gồm phân loại công trình, nhật ký thi công và bản vẽ hoàn công, biện pháp bảo đảm an toàn, các biểu mẫu báo cáo và hồ sơ hoàn thành công trình.

So với Nghị định 06/2021/NĐ-CP, một số điều chỉnh có ý nghĩa thực tiễn rõ rệt. Nghị định bổ sung một mục riêng về bàn giao công trình trong dự án phát triển đô thị — nội dung trước đây gây rất nhiều lúng túng cho chủ đầu tư khi bàn giao hạ tầng cho chính quyền địa phương. Nghị định cũng bổ sung quy định về ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng mô hình thông tin công trình BIM, tách bạch giữa hồ sơ hoàn thành công trình và điều kiện đưa công trình vào khai thác sử dụng, đồng thời siết chặt hơn các điều kiện đưa công trình vào sử dụng, trong đó có yêu cầu về môi trường và yêu cầu hoàn thành hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội đối với dự án đô thị.

Việc tách bạch hồ sơ hoàn thành công trình khỏi điều kiện đưa vào khai thác sử dụng là thay đổi mà chủ đầu tư cần đặc biệt lưu tâm. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn mặc định rằng cứ nghiệm thu xong, lập đủ hồ sơ hoàn công là có thể đưa công trình vào vận hành. Cách hiểu này tiềm ẩn rủi ro lớn: hai nhóm điều kiện được đặt song song, và việc thiếu một điều kiện thuộc nhóm thứ hai — chẳng hạn chưa hoàn thành nghĩa vụ về môi trường hoặc chưa hoàn thiện hạ tầng theo quy hoạch — có thể khiến việc đưa công trình vào sử dụng bị xem là trái quy định, kéo theo hậu quả hành chính và ảnh hưởng trực tiếp tới thủ tục cấp Giấy chứng nhận sau này.

Mục 02Nhật ký thi công: cuốn sổ nhỏ quyết định kết quả tranh chấp lớn

Theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP, nhà thầu thi công phải lập nhật ký thi công xây dựng công trình và bản vẽ hoàn công theo quy định tại Phụ lục II của Nghị định. Về hình thức, đây chỉ là yêu cầu ghi chép. Về bản chất, đây là việc tạo lập chứng cứ theo thời gian thực — loại chứng cứ có sức thuyết phục cao nhất trong mọi tranh chấp xây dựng, bởi nó được ghi lại khi sự việc đang diễn ra chứ không phải được dựng lại sau khi mâu thuẫn đã bùng nổ.

Hãy hình dung một tình huống rất quen thuộc. Nhà thầu khiếu nại chậm tiến độ 62 ngày do chủ đầu tư bàn giao mặt bằng từng phần và cung cấp bản vẽ thi công chậm. Chủ đầu tư phản bác rằng nhà thầu bố trí nhân lực thiếu và tự gây ra chậm trễ. Nếu nhật ký thi công được ghi chép hằng ngày, có nội dung về nhân lực, thiết bị huy động, khối lượng thực hiện, điều kiện thời tiết, các vướng mắc phát sinh và có chữ ký của đại diện tư vấn giám sát, thì việc bóc tách 62 ngày thành các nguyên nhân cụ thể là hoàn toàn khả thi. Nếu nhật ký được ghi bù cho ba tháng vào một buổi chiều trước khi nghiệm thu, với nét chữ và mực bút giống hệt nhau, thì giá trị chứng minh của nó gần như bằng không — và người chịu thiệt luôn là bên đang cần chứng minh, thường là nhà thầu.

Từ góc độ chi phí, hãy thử ước lượng. Với một hợp đồng thi công 200 tỷ đồng, mức phạt chậm tiến độ theo thỏa thuận thông thường và chi phí gián tiếp duy trì công trường có thể dễ dàng vượt 300 triệu đồng cho mỗi mười ngày chậm. Việc chứng minh được 62 ngày chậm thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư thay vì của nhà thầu, do đó, có giá trị tài chính rất lớn. Chi phí để duy trì một quy trình ghi nhật ký nghiêm túc — về bản chất là công sức của một kỹ sư hiện trường mỗi ngày ba mươi phút — là không đáng kể so với con số đó. Đây là một trong những khoản đầu tư có tỷ suất sinh lời cao nhất mà một nhà thầu có thể thực hiện.

Mục 03Hồ sơ hoàn thành công trình theo Điều 28 và Phụ lục VII

Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng sau khi tổ chức kiểm tra, nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng theo quy định tại Phụ lục VII của Nghị định, và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ này. Hai chi tiết trong quy định này đáng được nhấn mạnh.

Thứ nhất, trách nhiệm lập hồ sơ hoàn thành thuộc về chủ đầu tư, không phải nhà thầu. Trên thực tế, nhà thầu là bên nắm giữ phần lớn tài liệu gốc và thường được giao nhiệm vụ tập hợp hồ sơ, nhưng điều đó không làm thay đổi chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng. Vì vậy, chủ đầu tư cần đưa nghĩa vụ nộp hồ sơ của nhà thầu vào hợp đồng một cách cụ thể: danh mục tài liệu, số bộ, định dạng, thời hạn nộp, và quan trọng nhất là cơ chế chế tài — thông thường là giữ lại một phần giá trị thanh toán cuối cùng cho đến khi hồ sơ được nghiệm thu đầy đủ. Không có cơ chế này, việc thu hồi hồ sơ từ một nhà thầu đã rời công trường là công việc gần như bất khả thi.

Thứ hai, chủ đầu tư chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của hồ sơ. Điều này có nghĩa việc ký xác nhận một bản vẽ hoàn công không phản ánh đúng thực tế thi công không phải là hành vi vô hại. Khi công trình gặp sự cố nhiều năm sau, bản vẽ hoàn công sai lệch sẽ là tài liệu đầu tiên cơ quan giám định phát hiện, và nó chuyển hướng trách nhiệm về phía người đã ký. Đây là rủi ro cá nhân của cán bộ quản lý dự án chứ không chỉ là rủi ro của pháp nhân.

Mục 04Bốn nguyên tắc vận hành hồ sơ mà doanh nghiệp nên thiết lập ngay

Từ thực tiễn xử lý tranh chấp, chúng tôi thường khuyến nghị khách hàng thiết lập bốn nguyên tắc sau trong quy trình quản lý hồ sơ dự án:

• Ghi chép đồng thời với sự kiện, không ghi bù; mọi vướng mắc phát sinh phải được ghi vào nhật ký trong ngày, kể cả khi chưa xác định được trách nhiệm thuộc về ai;
• Mọi chỉ đạo thay đổi thiết kế, thay đổi biện pháp thi công hay điều chỉnh tiến độ phải được thể hiện bằng văn bản có chữ ký, không chấp nhận chỉ đạo miệng tại công trường;
• Bản vẽ hoàn công phải phản ánh đúng thực tế thi công, kể cả khi thực tế lệch so với thiết kế; việc chỉnh sửa bản vẽ cho “khớp” hồ sơ là hành vi tạo ra rủi ro dài hạn lớn hơn nhiều so với việc thừa nhận sai lệch và xử lý theo đúng thủ tục;
• Số hóa và sao lưu hồ sơ theo tuần, lưu trữ độc lập với máy tính cá nhân của người phụ trách dự án, bởi biến động nhân sự là nguyên nhân mất hồ sơ phổ biến nhất.

Nguyên tắc thứ hai đáng được nhấn mạnh riêng đối với các dự án có yếu tố nước ngoài. Văn hóa làm việc tại công trường Việt Nam có xu hướng ưu tiên sự linh hoạt và tốc độ, nhiều quyết định được đưa ra qua trao đổi trực tiếp hoặc tin nhắn nhóm. Điều này giúp dự án chạy nhanh nhưng tạo ra một khoảng trống chứng cứ nghiêm trọng khi phát sinh mâu thuẫn. Giải pháp không phải là quan liêu hóa toàn bộ quy trình, mà là thiết lập một cơ chế xác nhận đơn giản: mọi trao đổi có ảnh hưởng đến chi phí, tiến độ hoặc chất lượng đều được gửi lại bằng thư điện tử trong vòng hai mươi bốn giờ để ghi nhận nội dung đã thống nhất.

Mục 05Hồ sơ hoàn công và thủ tục cấp Giấy chứng nhận: mối liên hệ thường bị bỏ qua

Một hệ quả mà nhiều chủ đầu tư chỉ nhận ra khi đã quá muộn là mối liên hệ giữa chất lượng hồ sơ hoàn công và khả năng hoàn tất thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho công trình. Hồ sơ pháp lý về xây dựng — bao gồm giấy phép xây dựng nếu thuộc trường hợp phải cấp phép, hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ hoàn thành công trình — là đầu vào bắt buộc cho thủ tục đăng ký tài sản gắn liền với đất theo pháp luật đất đai. Một bộ hồ sơ hoàn công thiếu sót hoặc mâu thuẫn với hiện trạng thực tế sẽ khiến hồ sơ đăng ký bị trả lại nhiều lần.

Đối với dự án bất động sản để bán, hệ quả còn nghiêm trọng hơn vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới nghĩa vụ của chủ đầu tư đối với người mua và tới dòng tiền của dự án. Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc chưa hoàn tất đăng ký tài sản gắn liền với đất làm giảm đáng kể khả năng sử dụng tài sản đó làm bảo đảm cho khoản vay ngân hàng. Nói cách khác, chất lượng hồ sơ hoàn công không chỉ là vấn đề tuân thủ mà còn là vấn đề tài chính doanh nghiệp.

Mục 06Câu hỏi thường gặp

Nghị định 06/2021/NĐ-CP còn hiệu lực không?

Nghị định 06/2021/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ ngày Nghị định 207/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, tức từ ngày 01/7/2026. Với các công việc thi công, nghiệm thu và lập hồ sơ thực hiện từ thời điểm này trở đi, doanh nghiệp cần áp dụng các biểu mẫu và yêu cầu theo các phụ lục của Nghị định 207/2026/NĐ-CP. Đối với các công trình đã nghiệm thu hoàn thành trước mốc thời gian nêu trên, hồ sơ đã lập theo quy định cũ vẫn giữ giá trị; tuy nhiên các công việc bảo hành, bảo trì tiếp diễn sau đó cần được rà soát để bảo đảm phù hợp với quy định mới.

Nhật ký thi công có bắt buộc phải lập bằng bản giấy không?

Nghị định 207/2026/NĐ-CP bổ sung quy định về ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng mô hình thông tin công trình trong quản lý chất lượng và thi công, cho thấy xu hướng chấp nhận hình thức điện tử. Tuy vậy, điều quan trọng với doanh nghiệp không phải là hình thức mà là tính toàn vẹn của dữ liệu: bản ghi điện tử cần có dấu thời gian không thể chỉnh sửa ngược, có cơ chế xác nhận của các bên và được sao lưu độc lập. Một nhật ký điện tử mà người dùng có thể sửa nội dung của ngày hôm trước sẽ bị đối phương tấn công về độ tin cậy không khác gì một cuốn sổ ghi bù.

Chủ đầu tư có quyền từ chối thanh toán nếu nhà thầu chậm nộp hồ sơ hoàn công không?

Quyền này không tự động phát sinh từ luật mà phải xuất phát từ thỏa thuận trong hợp đồng. Vì vậy, hợp đồng thi công nên quy định rõ hồ sơ hoàn công là một điều kiện của việc thanh toán đợt cuối và quyết toán, kèm danh mục tài liệu cụ thể. Trong trường hợp hợp đồng đã ký không có nội dung này, chủ đầu tư vẫn có thể xử lý thông qua thương lượng gắn với các nghĩa vụ khác chưa hoàn tất, nhưng vị thế đàm phán sẽ yếu hơn nhiều.

Mục 07Hỗ trợ pháp lý từ Công ty Luật TNHH HTIC

Công ty Luật TNHH HTIC hỗ trợ chủ đầu tư và nhà thầu rà soát quy trình quản lý hồ sơ dự án theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP, thiết kế điều khoản hợp đồng về nghĩa vụ lập và bàn giao hồ sơ hoàn công, đánh giá giá trị chứng cứ của hồ sơ hiện có trước khi khởi kiện hoặc khởi kiện trọng tài, và đại diện giải quyết tranh chấp về chất lượng, tiến độ và quyết toán công trình. Tham khảo thêm dịch vụ luật sư xây dựng của HTIC dành cho doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp FDI.

Báo giá cố định theo từng vụ việc/dự án — Hotline 0379 044 299.